NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Las Normas

La palabra "norma" viene del latín norma; con ella se designa en primer termino un mandato, una prescripción, una orden. Su función es autorizar,  permitir y derogar. Las normas son reglas que se deben seguir o a las que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, entre otras. Estas dirigen todas las acciones del hombre, y el sentido que toma esa dirección, dependerán en gran medida del tipo de norma a la cual se sujete el individuo, pues existe una variedad de ellas, las cuales son aplicadas a diferentes aspectos de la persona.

Características De Las Normas

Las normas se caracterizan en razón del sujeto que las emite, así como de su exigencia, su cumplimiento y el ámbito de aplicación de la misma. Existen muchas semejanzas y puntos de contacto entre los tipos de normas, para establecer una diferencia entre ellas nos valemos de sus características. En ese sentido tenemos las siguientes propiedades que definen  a los diferentes tipos de normas:

• Autonomía: En este supuesto el individuo actúa conforme a su libre albedrío; es decir, la conducta con la que obra el sujeto es de acuerdo con su voluntad.
• Heteronomía: Consiste en que la norma es dictada por un sujeto distinto al que debe acatarla.
• Unilateralidad: Se refiere que frente al sujeto que esta obligado al cumplimiento de la norma, no existe otro que le exija que acate a esta.
• Bilateralidad: En este caso se imponen deberes y se conceden facultades por lo que existen dos o mas partes.
• Interioridad: Es la que regula la conducta interior de las personas conforma a la voluntad de esta, es decir, la intención de la persona.
• Exterioridad: Es la que corresponde a la conducta que manifiesta el sujeto de manera exterior.
• Incoercibilidad: En ella no se aplica la fuerza para su cumplimiento.
• Coercibilidad: Se caracteriza por tener la posibilidad de aplicar la fuerza para su cumplimiento.

 

Clasificación De Las Normas

Los juicios que constituyen el mundo normativo rigen la conducta del ser humano en sociedad y se establecen de acuerdo al medio social al que se aplican, es decir, cada norma se encarga de regular los diferentes aspectos de la sociedad, teniendo de esta manera cuatro tipos de normas que cubren el semblante de la sociedad de la cual somos parte y son útiles para abordar los problemas prácticos de una manera eficaz, permitiéndonos saber las posibles opciones que tenemos en relación a la conducta de los demás y con respecto a la propia, introduciendo así el orden en la vida social.

1) Normas Morales: Son las que el ser humano realiza en forma consciente, libre y responsable con el propósito de hacer el bien, son propias del ser humano y su sanción, en caso de incumplimiento; hemos de responder a nosotros mismos y la sanción o castigo es el remordimiento de  conciencia. 

2) Normas De Trato Social (Sociales): Son reglas creadas por la sociedad y cuyo incumplimiento trae el rechazo por parte del grupo social. Estas responden a la denominación de usos sociales, reglas de trato externo o la de los convencionalismos sociales. Estas reglas pueden presentarse como mandatos de la colectividad, como comportamientos necesarios en algunos grupos. Son ciertas prácticas admitidas en la sociedad.

3) Normas Religiosas: Están integradas por el conjunto de normas manifestadas al hombre por Dios. Son preceptos obligatorios que regulan la conducta del hombre en relación con la divinidad, emanan directamente de Dios o de sus representantes en la tierra, cuyo cumplimiento esta impuesto por la fe. Las normas religiosas, por su naturaleza, participan en gran parte de los rasgos de las normas morales, ya que el contenido de ambas tiene como fin los aspectos interiores de los individuos.  

4) Normas Jurídicas: Son reglas de conducta de carácter obligatorio que han sido creadas por un órgano reconocido por el Estado y cuyo incumplimiento trae como consecuencia la aplicación de la fuerza (coercivamente). En esta clase de normas no importa la voluntad del sujeto a quien van dirigidas para su cumplimiento ya que es indiferente que este de acuerdo o no en acatarlas, pues la característica esencial de las normas jurídicas es la obligatoriedad y la posibilidad que tiene la autoridad hacerlas cumplir por medio de la fuerza. Tanto las normas morales como las normas jurídicas se encaminan a la creación del orden. 

 

Procedimientos

Los procedimientos son un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Básicamente, los procedimientos consisten en el seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitaran la realización de un trabajo de la manera mas correcta y exitosa.

 

Características De Los Procedimientos

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
• Cubren un ciclo de acción y los pasos a seguir están descritos en secuencia lógica del tiempo.

 

Clasificación De Los Procedimientos 

1) Procedimientos Jurídicos: Es el elemento dinámico de un proceso judicial general. Esta constituido principalmente de diferentes actos jurídicos que son autónomos en si mismos, y forman parte de la cadena jurídica. Están contenidos dentro de un marco estrictamente legal y conformados por una serie de diversas formalidades y tramitaciones en lo se refiere al inicio y desarrollo de cualquier tipo de actividad ligada al derecho y a los códigos legales.

2) Procedimientos Administrativos: Esta regulado por la ley y enmarcado en un ámbito jurídico determinado. Su finalidad como tal es la de formalizar la voluntad administrativa en forma de actos por los cuales la administración realiza su deber. Se trata de todo el conjunto de operaciones y acciones tomadas y realizadas en lo referente a la organización y estructuración de los sistemas de funcionamiento de las entidades. 

3) Procedimientos Informáticos: Se trata de los elementos que conforman una operación o varias, en un proceso informático. Cada fase se repite y tiene información almacenada para actuar de la misma manera cada vez que la orden y la situación operativa sean de exactas características. Es decir, que cada uno de estos elementos es determinante en el proceso completo y por cada misma operación comandada tiene que tener el mismo efecto resultante. Son las instrucciones que se van determinando en una función de mayor o menor complejidad.

Descripción De Procedimientos

Es el conjunto de elementos que constituyen la estructura de un procedimiento:

• Nombre del procedimiento
• Nombre de la dependencia
• Código
• Objetivo
• Alcance
• Referencias
• Definiciones
• Responsabilidades
• Descripción del procedimiento y anexos.

 

Diagramación

La diagramación es una herramienta que permite representar en forma gráfica los procesos de una organización.

 

Objetivo

Brindar a toda organización los elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

Ventajas

• Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.
• Favorece la comprensión del proceso.

Desventajas

• Requiere de muchas lecturas.
• Requiere espacio.

Simbología 

 

Clasificación 

Por su Presentación:

• De Bloque
• De Detalle

Por su Formato:

• Vertical
• Horizontal
• Tabular

Por su Propósito:

• Forma
• De labores
• De método analítico
• De espacio
• Combinados
• De ilustración
  

Diseño De Políticas

La políticas son una declaración de principios generales que la organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre como se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos...) de la organización.

Una buena política no debe de ocupar más de una o dos paginas y no debe incluir detalles. Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. 

Tipos De Políticas

1) Políticas Generales: Alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. 

2) Políticas Departamentales: Principios a seguir de cada departamento o servicio.

3) Políticas Específicas: Principios fijados para actividades y proyectos concretos hechas a medida de los mismos.

Requisitos De Las Políticas

ISO 9001: Requisito para el sistema de gestión de calidad

• Compromiso de cumplir los requisitos (legales y del sistema de gestión de calidad) y los compromisos fijados por la organización. 
• Mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

ISO 14001: Requisito para sistemas de gestión ambiental

• Compromiso a cumplir los requisitos legales y suscritos.
• Mejora continua.
• Prevención de la contaminación. 

OHSAS 18001: Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

• Compromiso a cumplir los requisitos legales.
• Compromiso a prevenir los riesgos laborales (PRL) y de la salud.
• Mejora continua.

La política debe ser apropiada a la organización, y servir como marco de referencia. Por último las políticas deben ser documentadas, comunicada y revisada periódicamente. 

Metodología

• Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición, hasta su redacción.

• Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

• Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.

• Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.