DIAGRAMACIÓN

Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones interdepartamentales y facilita también la selección de indicadores de proceso.

Objetivos del Diagrama de Flujo

• Estructura la solución del problema independiente del lenguaje a utilizar.
• Separar la solución lógica de programación de la parte de reglas y sintaxis de codificación con esta división del trabajo se obtiene mayor eficiencia.
• Dar una visión completa del problema al programador ya que pierde en un programa ya codificado.
• Permitir una compresión más rápida del programa a otros programadores.

 

Tipos de Diagramas de Flujo 

• Diagramas de flujo de sistemas: Muestra en que forma se procesan los datos, entre as principales funciones o estaciones de trabajo .En este diagrama completo de computadora se presenta con un solo símbolo de procesamiento. 
  
  
  
  
  
• Diagramas de flujo de programación: Son operaciones y decisiones en la secuencia en que las ejecutará una computadora de procesamiento de datos. Los símbolos representan esas operaciones e indican el orden en que se ejecutarán. Por lo tanto, un diagrama de flujo de programa proporciona una descripción gráfica del programa.
  
  
  
• Diagramas de flujo de documento: Los diagramas de flujo de documentos muestran el flujo de documentos a través de una compañía u organización y entre departamentos internos. Varias columnas están separadas por líneas verticales en un diagrama de flujo de documentos. Las columnas representan una unidad organizacional, departamento, sección o empleado específico. El diagrama de flujo ilustra cómo el documento debería moverse de un departamento a otro por el símbolo del documento que se conecta a cada departamento. 

 

 

 

• Diagramas de flujo detallado: Suministra una imagen muy comprensiva del proceso desde principio a fin al ilustrar cada paso y las actividades adicionales que ocurren a lo largo del camino a través del proceso. A diferencia de otros diagramas de flujo, los detallados demuestran en qué punto en el proceso una pausa debería ocurrir si hay un período de espera, puntos de decisión, de trabajo de nuevo o dónde debería recibirse una retroalimentación en el proceso. Este tipo de diagrama de flujo es utilizado para resolver problemas y cuando las compañías quieren implementar mejores estándares de eficiencia. 

 

• Diagramas de flujo de información: Muestran cómo el flujo de información es controlado a través de un sistema o compañía. Estos diagramas son creados en órdenes lógicos con gráficos o imágenes. Las ilustraciones en estos diagramas utilizan cuatro símbolos comunes: rectángulos con los extremos abiertos; muestran los puntos donde se reúne la información, los óvalos representan los procesos a tomar lugar, los rectángulos con extremos abiertos con ganchos o cuernos; indican dónde el proceso tiene una interfaz con otros departamentos o aplicaciones; y los rectángulos indican el procesado de los reportes.  

 

 

• Diagramas de flujo de alto nivel: Muestra los pasos mayores que ocurren en un proceso. El diagrama muestra cada paso y el resultado del mismo, y el producto o servicio que sale de realizar el paso particular en el proceso, como también los pasos adicionales que necesitan ser llevados a cabo por cada proceso realizado. Una imagen básica del proceso es suministrada, como también todos los cambios que toman lugar en el camino. Los diagramas de flujo de alto nivel identifican a las personas involucradas en el proceso y en qué nivel están involucradas, como también las tareas específicas que son desarrolladas. Se utilizan cuatro o cinco cajas para identificar los pasos mayores del proceso; cuantas menos cajas, más eficiente será el diagrama de flujos. 

 

 

 

Características

• Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
• Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
• De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.  

Elaboración de Diagramas de Flujo

Este se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son: 

• El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. 
• Se debe mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.
• Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales. 
• Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. 
• Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).
• Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. 
• Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida. 
• Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se interceptan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. 

Siempre resultará mejor que el diagrama se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

Simbología de los Diagramas de Flujo

 

 

Modelaje de Procesos

Tradicionalmente el modelado de procesos ha estado enfocado en el análisis del flujo y transformación de datos. La utilización de las computadoras en tecnología de información no había sido usada más allá del procesamiento de transacciones, como en la comunicación y control. Para hacer una integración satisfactoria de estos sistemas dentro de la empresa, se requiere de modelar desde los procesos organizacionales manuales en los que intervienen estos sistemas. 

Aproximaciones para representar procesos:

 

Modelos de programación: Esta aproximación parte de la observación de que la especificación de un proceso es una forma de programación, por lo tanto un proceso puede ser modelado con todas las técnicas y herramientas de los programadores.  

 

Modelos funcionales: Un proceso es representado como una colección de elementos con atributos de entrada y de salida.  Específicamente, un proceso se define como un conjunto de funciones matemáticas que representan relaciones entre entradas y salidas. Además, cada una de estas funciones puede ser descompuesta jerárquicamente en sub-elementos del proceso donde los atributos de entrada y salida de un elemento padre deben ser satisfechos por los atributos de sus hijos.  

 

Modelos basados en plan: Este paradigma provee mecanismos donde los operadores representan posibles acciones que son seleccionadas con base en sus precondiciones. Estos operadores son aplicados al estado actual del domino en el que el proceso opera, con el fin de acercar más ese estado al objetivo deseado.  

 

Modelos redes de Petri: Esta técnica modela la estructura de interacción de roles de un proyecto usando un lenguaje y una representación basados en redes de Petri. Las redes de interacción de roles ayudan a la representación y ejecución de tareas estructuradas, que son aquellas que pueden ser planeadas por dependencias conocidas.  

 

Modelos cuantitativos: Sistemas dinámicos es una de las pocas técnicas de modelado que involucra representaciones cuantitativas, y aplica retroalimentación y técnicas de sistemas de control a fenómenos sociales e industriales. Los modelos construidos de esta manera intentan definir un conjunto de relaciones cuantitativas entre variables de interés que simulan el comportamiento observado del sistema social.  

 

NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Las Normas

La palabra "norma" viene del latín norma; con ella se designa en primer termino un mandato, una prescripción, una orden. Su función es autorizar,  permitir y derogar. Las normas son reglas que se deben seguir o a las que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, entre otras. Estas dirigen todas las acciones del hombre, y el sentido que toma esa dirección, dependerán en gran medida del tipo de norma a la cual se sujete el individuo, pues existe una variedad de ellas, las cuales son aplicadas a diferentes aspectos de la persona.

Características De Las Normas

Las normas se caracterizan en razón del sujeto que las emite, así como de su exigencia, su cumplimiento y el ámbito de aplicación de la misma. Existen muchas semejanzas y puntos de contacto entre los tipos de normas, para establecer una diferencia entre ellas nos valemos de sus características. En ese sentido tenemos las siguientes propiedades que definen  a los diferentes tipos de normas:

• Autonomía: En este supuesto el individuo actúa conforme a su libre albedrío; es decir, la conducta con la que obra el sujeto es de acuerdo con su voluntad.
• Heteronomía: Consiste en que la norma es dictada por un sujeto distinto al que debe acatarla.
• Unilateralidad: Se refiere que frente al sujeto que esta obligado al cumplimiento de la norma, no existe otro que le exija que acate a esta.
• Bilateralidad: En este caso se imponen deberes y se conceden facultades por lo que existen dos o mas partes.
• Interioridad: Es la que regula la conducta interior de las personas conforma a la voluntad de esta, es decir, la intención de la persona.
• Exterioridad: Es la que corresponde a la conducta que manifiesta el sujeto de manera exterior.
• Incoercibilidad: En ella no se aplica la fuerza para su cumplimiento.
• Coercibilidad: Se caracteriza por tener la posibilidad de aplicar la fuerza para su cumplimiento.

 

Clasificación De Las Normas

Los juicios que constituyen el mundo normativo rigen la conducta del ser humano en sociedad y se establecen de acuerdo al medio social al que se aplican, es decir, cada norma se encarga de regular los diferentes aspectos de la sociedad, teniendo de esta manera cuatro tipos de normas que cubren el semblante de la sociedad de la cual somos parte y son útiles para abordar los problemas prácticos de una manera eficaz, permitiéndonos saber las posibles opciones que tenemos en relación a la conducta de los demás y con respecto a la propia, introduciendo así el orden en la vida social.

1) Normas Morales: Son las que el ser humano realiza en forma consciente, libre y responsable con el propósito de hacer el bien, son propias del ser humano y su sanción, en caso de incumplimiento; hemos de responder a nosotros mismos y la sanción o castigo es el remordimiento de  conciencia. 

2) Normas De Trato Social (Sociales): Son reglas creadas por la sociedad y cuyo incumplimiento trae el rechazo por parte del grupo social. Estas responden a la denominación de usos sociales, reglas de trato externo o la de los convencionalismos sociales. Estas reglas pueden presentarse como mandatos de la colectividad, como comportamientos necesarios en algunos grupos. Son ciertas prácticas admitidas en la sociedad.

3) Normas Religiosas: Están integradas por el conjunto de normas manifestadas al hombre por Dios. Son preceptos obligatorios que regulan la conducta del hombre en relación con la divinidad, emanan directamente de Dios o de sus representantes en la tierra, cuyo cumplimiento esta impuesto por la fe. Las normas religiosas, por su naturaleza, participan en gran parte de los rasgos de las normas morales, ya que el contenido de ambas tiene como fin los aspectos interiores de los individuos.  

4) Normas Jurídicas: Son reglas de conducta de carácter obligatorio que han sido creadas por un órgano reconocido por el Estado y cuyo incumplimiento trae como consecuencia la aplicación de la fuerza (coercivamente). En esta clase de normas no importa la voluntad del sujeto a quien van dirigidas para su cumplimiento ya que es indiferente que este de acuerdo o no en acatarlas, pues la característica esencial de las normas jurídicas es la obligatoriedad y la posibilidad que tiene la autoridad hacerlas cumplir por medio de la fuerza. Tanto las normas morales como las normas jurídicas se encaminan a la creación del orden. 

 

Procedimientos

Los procedimientos son un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Básicamente, los procedimientos consisten en el seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitaran la realización de un trabajo de la manera mas correcta y exitosa.

 

Características De Los Procedimientos

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
• Cubren un ciclo de acción y los pasos a seguir están descritos en secuencia lógica del tiempo.

 

Clasificación De Los Procedimientos 

1) Procedimientos Jurídicos: Es el elemento dinámico de un proceso judicial general. Esta constituido principalmente de diferentes actos jurídicos que son autónomos en si mismos, y forman parte de la cadena jurídica. Están contenidos dentro de un marco estrictamente legal y conformados por una serie de diversas formalidades y tramitaciones en lo se refiere al inicio y desarrollo de cualquier tipo de actividad ligada al derecho y a los códigos legales.

2) Procedimientos Administrativos: Esta regulado por la ley y enmarcado en un ámbito jurídico determinado. Su finalidad como tal es la de formalizar la voluntad administrativa en forma de actos por los cuales la administración realiza su deber. Se trata de todo el conjunto de operaciones y acciones tomadas y realizadas en lo referente a la organización y estructuración de los sistemas de funcionamiento de las entidades. 

3) Procedimientos Informáticos: Se trata de los elementos que conforman una operación o varias, en un proceso informático. Cada fase se repite y tiene información almacenada para actuar de la misma manera cada vez que la orden y la situación operativa sean de exactas características. Es decir, que cada uno de estos elementos es determinante en el proceso completo y por cada misma operación comandada tiene que tener el mismo efecto resultante. Son las instrucciones que se van determinando en una función de mayor o menor complejidad.

Descripción De Procedimientos

Es el conjunto de elementos que constituyen la estructura de un procedimiento:

• Nombre del procedimiento
• Nombre de la dependencia
• Código
• Objetivo
• Alcance
• Referencias
• Definiciones
• Responsabilidades
• Descripción del procedimiento y anexos.

 

Diagramación

La diagramación es una herramienta que permite representar en forma gráfica los procesos de una organización.

 

Objetivo

Brindar a toda organización los elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

Ventajas

• Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.
• Favorece la comprensión del proceso.

Desventajas

• Requiere de muchas lecturas.
• Requiere espacio.

Simbología 

 

Clasificación 

Por su Presentación:

• De Bloque
• De Detalle

Por su Formato:

• Vertical
• Horizontal
• Tabular

Por su Propósito:

• Forma
• De labores
• De método analítico
• De espacio
• Combinados
• De ilustración
  

Diseño De Políticas

La políticas son una declaración de principios generales que la organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre como se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos...) de la organización.

Una buena política no debe de ocupar más de una o dos paginas y no debe incluir detalles. Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. 

Tipos De Políticas

1) Políticas Generales: Alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. 

2) Políticas Departamentales: Principios a seguir de cada departamento o servicio.

3) Políticas Específicas: Principios fijados para actividades y proyectos concretos hechas a medida de los mismos.

Requisitos De Las Políticas

ISO 9001: Requisito para el sistema de gestión de calidad

• Compromiso de cumplir los requisitos (legales y del sistema de gestión de calidad) y los compromisos fijados por la organización. 
• Mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

ISO 14001: Requisito para sistemas de gestión ambiental

• Compromiso a cumplir los requisitos legales y suscritos.
• Mejora continua.
• Prevención de la contaminación. 

OHSAS 18001: Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

• Compromiso a cumplir los requisitos legales.
• Compromiso a prevenir los riesgos laborales (PRL) y de la salud.
• Mejora continua.

La política debe ser apropiada a la organización, y servir como marco de referencia. Por último las políticas deben ser documentadas, comunicada y revisada periódicamente. 

Metodología

• Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición, hasta su redacción.

• Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

• Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.

• Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.

 

 

   








 

   

NORMALIZACIÓN

NORMALIZACIÓN

La normalización, es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. 

Normas ISO:

Son un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas especificas de implantación como los métodos de auditoría.

La ISO (International Standarization Organization) es la entidad encargada de favorecer normas de fabricación, comercio y comunicación en todo el mundo, especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio.

Formularios:

Un formulario es un documento, ya sea en físico o digital, diseñado para que los usuarios introduzcan datos estructurados (nombres, apellidos,direcciones, etc.), en las zonas correspondientes, para luego ser almacenados y procesados.

 

Objetivos De Los Formularios:

El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información. Sus objetivos son los siguientes:

• Suministrar información necesaria que se requieran en situaciones similares y en una secuencia lógica.
• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.
• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad.
• Mantener un orden dentro de la ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificarlo.
• Suministrar a la organización la información que esta pueda requerir para la elaboración de normas, políticas y procedimientos.
• Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.
• Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.

Diseño De Formularios:

Para el diseño de los formularios se deben considerar varios aspectos, el primero es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen otros que compartan el mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la información que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas. Se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Dar un titulo al formulario que exprese claramente su función. 
• Las instrucciones han de ser breves y comprensibles.
  
• Hacer grupos lógicos de campos y separarlos con blancos.
• Las etiquetas de los campos deben usar terminología familiar.
• Ser consistente en el uso de los términos, es decir, usar siempre las mismas palabras para los mismos conceptos.
• El tamaño visible del campo debe corresponder con la longitud del contenido que ha de introducir el usuario.
• Marcar los campos opcionales.

   

Control De Formularios: 

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario. 

Manuales Administrativos: 

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

   

Clasificación- Manuales Administrativos: 

1) Por su Contenido:   

• De Organización: Se especifican las diversas unidades que componen la empresa. 
• De Procedimientos: Se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. 
• De Políticas: Se determinan las políticas que guiaran el accionar de la empresa.
• De Bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

2) Por su Ámbito:   

• Generales: Contienen información de la totalidad de la organización.  
• Específicos: Consignan información especifica o de una determinada área.

Tipos De Manuales Administrativos:

Entre los tipos de manuales administrativos tenemos los siguientes:  

1. Manual de Organización.
2. Manual de Políticas.
3. Manual de Normas y Procedimientos.
4. Manual del Especialista.
5. Manual del Empleado.
6. Manual del Propósito Múltiple.

Ventajas- Manuales Administrativos: 

Entre las ventajas más importantes se encuentran las siguientes:  

• Logra y mantiene un solido plan de organización.
• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
• Facilita el estudio de los problemas de organización. 
• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
• Sirve como una guia eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
• Pone en claro las fuentes de aprobación, y el grado de autoridad de los diversos niveles.
• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

Desventajas- Manuales Administrativos:

Entre las desventajas más comunes tenemos las siguientes: 

• Muchas compañías consideran que son muy pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
• El costo de producción y actualización puede ser alto. 
• Si no se actualiza periódicamente pierde efectividad. 

Elaboración- Manuales Administrativos:

Para la elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas son:

1. Planificación del Trabajo: Grupo de trabajo conformado por un representante de cada unidad administrativa.
2. Búsqueda de la información: Investigación documental, investigación monumental.
3. Análisis de la Información: Organizar la información de manera que presente un orden lógico.
4. Elaboración del Manual: Diseño y presentación que se utilizará para elaborar el manual.
5. Validación del Manual
6. Autorización del Manual
7. Difusión y distribución del Manual
8. Revisión y actualización del Manual