NORMALIZACIÓN

NORMALIZACIÓN

La normalización, es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. 

Normas ISO:

Son un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas especificas de implantación como los métodos de auditoría.

La ISO (International Standarization Organization) es la entidad encargada de favorecer normas de fabricación, comercio y comunicación en todo el mundo, especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio.

Formularios:

Un formulario es un documento, ya sea en físico o digital, diseñado para que los usuarios introduzcan datos estructurados (nombres, apellidos,direcciones, etc.), en las zonas correspondientes, para luego ser almacenados y procesados.

 

Objetivos De Los Formularios:

El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información. Sus objetivos son los siguientes:

• Suministrar información necesaria que se requieran en situaciones similares y en una secuencia lógica.
• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.
• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad.
• Mantener un orden dentro de la ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificarlo.
• Suministrar a la organización la información que esta pueda requerir para la elaboración de normas, políticas y procedimientos.
• Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.
• Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.

Diseño De Formularios:

Para el diseño de los formularios se deben considerar varios aspectos, el primero es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen otros que compartan el mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la información que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas. Se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Dar un titulo al formulario que exprese claramente su función. 
• Las instrucciones han de ser breves y comprensibles.
  
• Hacer grupos lógicos de campos y separarlos con blancos.
• Las etiquetas de los campos deben usar terminología familiar.
• Ser consistente en el uso de los términos, es decir, usar siempre las mismas palabras para los mismos conceptos.
• El tamaño visible del campo debe corresponder con la longitud del contenido que ha de introducir el usuario.
• Marcar los campos opcionales.

   

Control De Formularios: 

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario. 

Manuales Administrativos: 

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

   

Clasificación- Manuales Administrativos: 

1) Por su Contenido:   

• De Organización: Se especifican las diversas unidades que componen la empresa. 
• De Procedimientos: Se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. 
• De Políticas: Se determinan las políticas que guiaran el accionar de la empresa.
• De Bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

2) Por su Ámbito:   

• Generales: Contienen información de la totalidad de la organización.  
• Específicos: Consignan información especifica o de una determinada área.

Tipos De Manuales Administrativos:

Entre los tipos de manuales administrativos tenemos los siguientes:  

1. Manual de Organización.
2. Manual de Políticas.
3. Manual de Normas y Procedimientos.
4. Manual del Especialista.
5. Manual del Empleado.
6. Manual del Propósito Múltiple.

Ventajas- Manuales Administrativos: 

Entre las ventajas más importantes se encuentran las siguientes:  

• Logra y mantiene un solido plan de organización.
• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
• Facilita el estudio de los problemas de organización. 
• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
• Sirve como una guia eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
• Pone en claro las fuentes de aprobación, y el grado de autoridad de los diversos niveles.
• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

Desventajas- Manuales Administrativos:

Entre las desventajas más comunes tenemos las siguientes: 

• Muchas compañías consideran que son muy pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
• El costo de producción y actualización puede ser alto. 
• Si no se actualiza periódicamente pierde efectividad. 

Elaboración- Manuales Administrativos:

Para la elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas son:

1. Planificación del Trabajo: Grupo de trabajo conformado por un representante de cada unidad administrativa.
2. Búsqueda de la información: Investigación documental, investigación monumental.
3. Análisis de la Información: Organizar la información de manera que presente un orden lógico.
4. Elaboración del Manual: Diseño y presentación que se utilizará para elaborar el manual.
5. Validación del Manual
6. Autorización del Manual
7. Difusión y distribución del Manual
8. Revisión y actualización del Manual