ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Organización y Sistemas.

Es la ciencia encargada de estudiar los procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema. Es una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, agrupar las tareas, disponer procedimientos y llevar a cabo los trabajos administrativos, con el mayor esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados. Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración.   

Origen y Antecedentes.

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se basa en la Gerencia General, a los esfuerzos de reorganización administrativa para racionalizar y hacer más eficiente la estructura organizativa funcional, y los procedimientos de la organización con el fin de cumplir con los objetivos y metas propuestos. Estos antecedentes se remontan a 1821, fecha en que empieza la era moderna y por otro lado, comienza a establecerse el proceso de modernización administrativa iniciado en 1965. 

   

La evolución que han seguido estas unidades, se pueden dividir en dos fases muy importantes: la primera hace referencia a su origen y formación y la otra a su consolidación. 

La primera fase abarcó el período de 1917-1964, iniciado con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas para toda la administración. Este período se caracterizó porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo.  

La segunda fase empieza a partir de 1965, en ella se dedican a modernizar la administración y se introducen las técnicas administrativas experimentadas en el Sector Privado. 

Las Unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971. Con el pasar de los años, estas unidades no solo se han consolidado mediante el apoyo político y legal, sino también por su funcionamiento en la práctica, trabajando directamente pero sin influir en las decisiones de los directivos de las empresas. 

 

Naturaleza de las Funciones de la Unidad de Organización y Sistemas.

Organización y Sistemas, es la función de la organización que se ocupa de analizar los problemas de estructura y procedimientos de una empresa con el fin de solucionarlos, para el logro de sus objetivos. La creación de esta unidad, la cual determina la agrupación de las actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones. 

Las funciones consisten en una orientación para el conjunto de la administración y se pueden destacar dela siguiente manera, estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.  

Funciones de la Unidad de O y S.

Las funciones de O y S han sido descriptas de muy diversas maneras, siempre en torno al concepto funcional de asesoría. Algunas de ellas son:

1) Preparar un plan de organización y mantenerlo actualizado, adaptándolo a las nuevas necesidades.

2) Revisar y diseñar las estructuras organizativas, de forma que se logren los fines de la institución en la manera más efectiva.

3) Analizar y proponer mejoras de métodos y procedimientos.

4) Colaborar con los técnicos competentes (Arquitectos e Ingenieros) en los estudios de distribución de plantas e instalaciones físicas de oficinas.

5) Realizar evaluaciones previas a la adquisición, y durante la utilización, de mobiliario, máquinas y demás equipos de oficina.

6) Fomentar la normalización administrativa, elaborando manuales de organización y funciones, sistemas y procedimientos.

Características de los Análisis de Organización y Sistemas. 

La información respecto a la actividad administrativa de las entidades o unidades organizativas, en primer lugar se recopila, analiza y prepara como un informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas que se tomaran para el mejoramiento administrativo más viable de acuerdo con la estimación de los costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para realizar estos análisis se deben seguir los siguientes pasos: 

1) Conocer los hechos o la situación que se analizará.
2) Describir el hecho o la situación tal cual.

3) Descomponer el detalle o hecho para conocer los detalles y aspectos a analizar.

4) Examinar críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho en estudio.

5) Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido. 
6) Definir relaciones que operan entre cada elemento, teniendo en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento en donde se esté trabajando.
7) Clasificar la información por áreas: objetivos, estructuras, normas, funciones, operaciones, equipo, ambiente y las políticas administrativas.

 

Las características que distinguen a los análisis de Organización y Sistemas son: 

a. Eliminación: Supresión de un sistema de trabajo.

b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.

c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento.

d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, formas, registros e informes.

e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo por medio del análisis de las operaciones de un procedimiento.

f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de los hechos, los costos, la producción, en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables.

h. Muestreo: Hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): Incluye la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

j. Programación Lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad. utilización en diversas etapas. 

k. Simulación: Es usada para imitar una operación ates de su ejecución real, para proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

l. Teorías.

Perfil del Analista de Organización y Sistemas.

El perfil de un analista debe poseer ciertas características generales y particulares. Poseer capacidad de análisis y síntesis superiores a las que normalmente se exige a los administradores, debe ser creativo, hábil y autoconfiable. 

Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su función, debe cumplir con los siguientes requisitos: 

1. Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos. 

2. Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.

3. Ser creativo, hábil y autoconfiable. 

4.Poseer facilidades para las relaciones humanas. 

5.Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

Condiciones Particulares:

 ANALIZADOR. Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuales son los que debe anotar para su posterior análisis.

ORIENTADOR. El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.

PERCEPTIVO. Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.

BUEN OYENTE. Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primer pregunta, debe seguir las respuesta del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

CREADOR E INNOVADOR. Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencía. 

VENDEDOR. El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

Tipos de Sistemas de Organización.

Organización Lineal: Se caracteriza porque la toma de decisiones se concentra en una sola persona, tiene la responsabilidad básica del mando, existe un jefe superior quien tiene autoridad sobre sus subordinados.

Organización Funcional: Consiste en dividir el trabajo y establecer tareas desde el Gerente hasta el Obrero.

Organización Lineo-Funcional: Es una combinación entre organización lineal y funcional, aprovecha las ventajas y evita las desventajas inherentes a cada una, conservando de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad transmitida a través de un solo jefe.

Organización Staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, proporciona información experta y de asesoría. 

Organización  Matricial: Se basa en combinar los departamentos por productos con la de funciones, se caracteriza porque en ella se abandona el principio de la unidad de mando o de los jefes.

Organización Divisional: Utiliza la departamentalización  en base a productos, áreas o clientes. A esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, y capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, mercado o área geográfica. 

Organización por Redes: Es un modelo de organización vigente en las compañías, su conversión es un modelo adaptado a las nuevas tecnologías y con la capacidad de aprovechar las ventajas de tener una organización en red.

Organización Virtual: Se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre personas, instituciones, y empresas con el propósito de realizar tareas especificas enlazadas mediante el empleo de tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

Organizacion por Comites: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reunen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificacion.    

Según su finalidad:

• Con fines de lucro (empresas)
• Sin fines de lucro
• Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios

Según su estructura:

• Formal
• Informal

Según su tamaño:

• Micro
• Pequeña
• Mediana
• Grande

Según su propiedad:

• Privadas:

1. Nacionales
2. Extranjeras
3. Globalizadas
4. Controladoras
5. Franquicias
6. Maquiladoras
7. Familiares

• Publicas

Según su actividad económica:

• Industriales

1. Manufactureras o de transformación
2. Extractivas

• Comerciales

1. Autoservicio
2. Comercializadoras
3. Minoristas
4. Mayoristas
5. Comisionistas

• Servicios

según su filosofía o valores:

• Tradicionales
• Orgánicas

Según su tecnología:

• Alta
• Mediana
• Tradicional
• Artesanal

Según su régimen jurídico:

• Sociedad
• Asociación
• Patronato
• Fundación

Según su jerarquía:

• organización jerárquica
• En red

Según su grado de integración:

• Totalmente integrada
• Parcialmente integrada
• Formal

Para finalizar podemos decir entonces que la unidad de organización y sistemas es de gran importancia en las empresas ya que ayudara  de manera directa en el mejoramiento de los procesos que se lleven a cabo en las mismas, tomando en cuenta las funciones en las cuales se basa la organización. Esta unidad con el pasar de los años ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de los entes y las ideas de proyectos para poder trabajar de manera eficaz, rápida y consolidadora; trabajando de directamente pero sin influir en las decisiones de los directivos de las empresas.